Khi đã học được và thực hành kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ thoát khỏi áp lực “deadlines” và căng thẳng, làm việc có năng suất hơn, ít trì hoãn hơn và có nhiều thời gian thư giãn hơn. Nghe thật hấp dẫn phải không! Vậy thì hãy áp dụng ngay 6 cách sau đây từ chia sẻ của Trưởng phòng Tuyển dụng Careerlink, một trong những đơn vị hỗ trợ tuyển dụng và tìm việc trực tuyến hàng đầu Việt Nam, để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất nhé!

Tham khảo thông tin tuyển dụng mới nhất tại careerlink.vn

Đặt ra thời hạn cho từng việc

6 điều nên làm để kiểm soát thời gian tốt hơn - Ảnh 1
Nên biết cách kiểm soát thời gian cho công việc của mình. Ảnh: internet

Một trong những cách nhanh nhất gây nên áp lực và khiến bản thân bạn chán nản chính là luôn nghĩ về danh sách các công việc cần phải làm. Bạn cần biết rằng dù có suy nghĩ nhiều đến mấy cũng sẽ không làm cho danh sách công việc ngắn hơn, mà ngược lại chỉ làm phung phí thời gian mà thôi.

Bằng cách đưa ra thời hạn cho chính mình, bạn sẽ giữ được sự tập trung hoàn toàn vào công việc. Thay vì chỉ ngồi xuống bắt đầu thực hiện công việc và nghĩ rằng “Tôi sẽ ở đây cho đến khi nào xong việc”, hãy nói rằng “Tôi sẽ làm việc này trong vòng ba tiếng đồng hồ”.

Tốt hơn nữa, bạn có thể đi trước một bước. Nếu có thời hạn cho việc gì đó vào thứ sáu thì bạn nên hoàn thành vào thứ năm. Hành động này không chỉ làm giảm căng thẳng, lo lắng mà còn giúp bạn có thời gian xem xét cẩn thận và kỹ lưỡng hơn.

 Nhóm các công việc có liên quan lại với nhau

Nếu bạn được giao nhiều nhiệm vụ, thay vì thực hiện chúng theo một thứ tự ngẫu nhiên, hãy nhóm lại những công việc có liên quan đến nhau và thực hiện liên tiếp. Điều này sẽ giữ luồng cảm xúc cũng như hướng tư duy được liền mạch, tạo đà giúp bạn làm việc thuận lợi và hăng say hơn. Ngược lại, nếu cứ phải liên tục “nhảy” qua lại giữa những việc cần hướng tư duy và cách thực hiện khác nhau, bạn sẽ dễ dàng bị phân tâm và bỏ cuộc giữa chừng.

Tìm thời gian tốt nhất trong ngày để làm việc

Tất cả chúng ta đều có những thời điểm “vàng” trong ngày, mà lúc đó chúng ta cảm thấy tràn đầy năng lượng và khả năng tập trung đạt mức cao nhất. Đó có thể là sau khi ăn sáng, giữa giờ trưa, thậm chí là 5 giờ chiều. Biết được những thời điểm mấu chốt, bạn có thể phân chia công việc hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ, nếu bạn tập trung và sáng tạo cao nhất vào buổi sáng thì hãy sử dụng thời gian đó để viết hoặc tìm ý tưởng, thay vì lãng phí để trả lời email - việc mà bạn có thể làm vào bất cứ lúc nào khác.  

Quản lý email và cuộc gọi

6 điều nên làm để kiểm soát thời gian tốt hơn - Ảnh 2
Hãy tập thói quen kiểm soát cuộc gọi và email của mình. Ảnh: internet

Đối với nhiều người, email và các cuộc điện thoại là trở ngại lớn nhất cho việc quản lý thời gian hiệu quả bởi không thể biết được họ sẽ “sa đà” vào những thông tin nhận được trong bao nhiêu lâu. Vì vậy, hãy tập thói quen chỉ kiểm tra email vài lần nhất định trong ngày hoặc kiên quyết từ chối nhận cuộc gọi từ số lạ khi đang muốn tập trung. Bằng cách này, bạn sẽ dành trọn vẹn thời gian và tinh thần cho những điều muốn hoàn thành trong thời gian đã định.

Dành thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ

Khi vội vã làm từ việc này đến việc khác một cách liên tục, rất khó khăn để chúng ta đánh giá những gì đang làm và giữ sự tập trung cần thiết, bởi con người không phải là máy tính - có thể làm việc với tốc độ cao trong thời gian dài. Thế nên, sau khi thực hiện xong nhiệm vụ nào đó, hãy “tự thưởng” cho mình một vài phút nghỉ ngơi bằng cách ra khỏi phòng, nghe nhạc, hít thở sâu hay thực hiện vài động tác thư giãn tâm trí. Khoảng thời gian “nghỉ giải lao” này sẽ giúp bạn hồi phục, lên dây cót tinh thần và tập trung sức lực hướng về công việc tiếp theo.

Học cách nói “không”

Nếu bạn nói “có” quá nhiều, đồng nghiệp sẽ liên tục nhờ vả bạn trong khi bạn lại không có đủ thời gian để xử lý công việc của mình. Để mọi thứ trong tầm kiểm soát, đôi khi bạn cũng cần học cách nói “không” khi đang bận rộn. Tuy nhiên, bạn cần nói lời từ chối đúng cách để không phá vỡ mối quan hệ với đồng nghiệp, chẳng hạn như nói “không” kèm theo lí do rõ ràng với giọng điệu, từ ngữ thích hợp hoặc hẹn sẽ thực hiện sau khi hoàn thành việc đang làm. Như vậy, bạn vừa không làm “sứt mẻ” tình đồng nghiệp vừa không làm gián đoạn công việc và gây tổn hại đến năng suất.

Thời gian là vàng, vậy nên càng sớm áp dụng 6 cách trên bạn sẽ sớm biết cách sử dụng “túi vàng” của bạn một cách hợp lý để có chu toàn mọi việc, giúp nâng cao năng suất lao động và nâng tầm chất lượng cuộc sống.